Waarom het opstellen van persona’s onmisbaar is voor je productiviteit

Als bedrijf wil je graag dat je werknemers zo goed mogelijk hun werk kunnen doen. Goede IT is daarbij cruciaal. Maar hoe zorg je daarvoor als iedereen zijn eigen wensen heeft? Wildgroei is onhoudbaar en standaardisatie is te onpersoonlijk. Door persona’s op te stellen kun je een gulden middenweg vinden.

Wildgroei

Als manager zit je vaak tussen twee vuren. Aan de ene kant wil je graag tegemoet komen aan de wensen van je medewerkers als het gaat om software en hardware. Maar aan de andere kant moet je ook rekening houden met de beheersing daarvan. Iedere werknemer is verschillend en het is logisch dat een CEO andere software en hardware nodig heeft dan een administratief medewerker. Daar komt bij dat het aanlokkelijk kan zijn om in te gaan op verleidelijke aanbiedingen van meerdere partijen. Het gevolg is echter dat er een wildgroei ontstaat van hardware en software van veel te veel verschillende partijen. Hierdoor wordt het voor de IT-beheerder(s) steeds lastiger om overzicht te houden en de hard- en software te beheren.

Standaardisatie

Op het moment dat dit de spuigaten uitloopt besluiten veel managers rigoureus in te grijpen. Standaardisatie wordt het nieuwe toverwoord. Er wordt teruggegrepen op één of twee betrouwbare merken en iedereen moet het in het vervolg doen met dezelfde apparatuur. Lekker overzichtelijk en makkelijk te onderhouden. Toch is ook dit een verre van ideale situatie. Want als de IT-oplossingen niet zijn afgesteld op de individuele wensen van de gebruikers heeft dit een negatief effect op de productiviteit.

Persona’s

Het is dus belangrijk om hierin een gulden middenweg te vinden. Dat kan door over te stappen op het gebruik van persona’s. Daarbij begin je met gebruikersprofielen van groepen medewerkers die min of meer dezelfde wensen hebben als het gaat om ICT. Bijvoorbeeld alle marketingmedewerkers binnen je bedrijf. Als je wilt kun je dit nog verder uitdiepen door persona’s toe te voegen binnen het gebruikersprofiel. Bijvoorbeeld een persona die regelmatig thuis werkt of één die veel telefoneert

Duidelijkheid

Persona’s zijn geen personen. Het zijn profielen waarin je kunt omschrijven wat medewerkers nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren. Het grote voordeel is dat deze profielen ook veel duidelijkheid bieden aan de IT-beheerders. Ze kunnen precies zien wie over welke hardware en software beschikt. Standaardisatie is mogelijk op micro-level, zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit.

Zorgvuldigheid gevraagd

Het is belangrijk dat het opstellen van gebruikersprofielen en persona’s op een zorgvuldige wijze gebeurt. Er hangen immers flinke investeringen aan vast. In onze volgende blog zullen we hier dieper op ingaan. Kun je zo lang niet wachten? Neem dan contact met ons op voor informatie. Vanuit Five Up helpen we je namelijk graag om gebruikersprofielen en persona’s op te stellen. Mail naar sales@fiveup.nl of bel naar: 071 579 10 00. Daarnaast kun je onze whitepaper downloaden. Daarin staan handige tips om te besparen op de inkoop van hardware.

Categorieën: Blog