Hoe stel je gebruikersprofielen en persona’s op in zes stappen

Zoals je in onze vorige blog kon lezen zijn gebruikersprofielen en persona’s enorm belangrijk voor zowel productiviteit als voor de beheersbaarheid van je ICT beheer. In deze blog gaan we dieper in op de stappen die nodig zijn om tot bruikbare profielen en persona’s te komen. Daarnaast is het mogelijk om je bij Five Up op te geven voor een Persona Workshop.

Stap 1: Visie en ambitie

Gebruikersprofielen en persona’s moeten minimaal een aantal jaar mee kunnen gaan om effectief te zijn. Voordat je begint is het dan ook belangrijk om duidelijk te hebben welke visie en ambities je hebt voor je bedrijf en deze mee te nemen in het opstellen van de profielen.

Stap 2: Stel gebruikersprofielen op

Als de visie duidelijk is, kun je de gebruikersprofielen gaan opstellen. Hierbij deel je jouw medewerkers in groepen in. Dit kun je op verschillende manieren benaderen. Eén manier is om bijvoorbeeld te kijken naar zogenaamde ‘taakmedewerkers’, die voornamelijk repetitief werken. Bijvoorbeeld een receptionist of een monteur. Daar tegenover kun je een groep ‘kenniswerkers’ opzetten, die vaker projectgebonden werken en dus meer flexibiliteit nodig hebben in de apparatuur die ze gebruiken.

Stap 3: stel persona’s op

Vanuit de brede gebruikersprofielen kun je persona’s gaan opstellen om de groepen en behoeftes beter te definiëren. Ook hierbij is er een brede range aan punten om mensen in te delen. Dit kan variëren van leeftijd, technische kennis, werkstijl en werktijden, tot meer specifieke behoeftes als het gaat over software, tools en accessoires.

Om voldoende input te vergaren is het belangrijk om je medewerkers direct bij dit proces te betrekken. Bijvoorbeeld door interviews af te nemen of door te enquêteren, zoals we ook bij onze workshop doen. Uiteraard lopen de wensen vaak breed uiteen, maar in veel gevallen is de input heel bruikbaar.

Stap 4: Koppel de profielen aan hard- en software

Nu je duidelijke profielen hebt, is het mogelijk om deze te koppelen aan de benodigde apparatuur en programmatuur. Hierbij is het belangrijk om van te voren randvoorwaarden te bepalen. Bijvoorbeeld als het gaat over het maximaal aantal aanbieders die je wilt of kunt gebruiken. Je zult al snel ontdekken dat er niet één perfecte oplossing bestaat. Je hoeft de profielen dan ook niet volledig dicht te timmeren. Wel is het belangrijk om kaders vast te stellen waarbinnen de persona’s moeten werken.

Stap 5: Proof of Concept

Tot zover is alles theorie. Uiteraard is het slim om eerst de proef op de som te nemen. Bijvoorbeeld door een Proof of Concept op te zetten met één gebruikersprofiel en daarbinnen een aantal persona’s. Kijk hierbij ondermeer of de profielen voldoende aansluiten op de praktijk en of de gekoppelde hard- en software afdoende is. Bij een positief resultaat kun je de persona’s gefaseerd invoeren.

Stap 6: Evaluatie

De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. Geen enkel profiel heeft dan ook het eeuwige leven. Het beste controleer je iedere één á twee jaar of een gebruikersprofiel nog voldoet. Bij persona’s is dit zelfs om de zes maanden.

Wil je meer weten over het opstellen van gebruikersprofielen en persona’s? Kun je daar wel wat hulp bij gebruiken, of ben je geïnteresseerd in onze Persona Workshop? Mail dan naar sales@fiveup.nl of bel naar: 071 579 10 00. Daarnaast kun je onze whitepaper downloaden. Daarin staan handige tips om te besparen op de inkoop van hardware.

Categorieën: Blog