4 best practices voor succesvol thuiswerken

Van de 8,3 miljoen werknemers en zelfstandigen werkten er in 2015 bijna 3 miljoen (36 procent) wel eens thuis of vanuit thuis. Veelgehoorde voordelen zijn: flexibiliteit, minder uren in de file, minder stress en meer effectiviteit. Toch zetten vele werkgevers nog hun vraagtekens achter het thuiswerken. Want werken thuiswerkers wel écht net zo efficiënt als hun kantoorcollega’s? Het antwoord hierop is: ja! Mits u als werkgever zorgt voor de juiste voorwaarden…
Wij geven u vier best practices die u op weg helpen om van thuiswerken een succes te maken.

1. Maak stevige afspraken
Er zijn maar weinig werkgevers die de voordelen van het thuiswerken niet zien. Waarom is het voor sommigen dan toch een heet hangijzer? Simpel: het inleveren van controle is beangstigend. Want wat doet een thuiswerker precies? Series kijken? Traktaties maken voor een kinderverjaardag? De tuin opknappen? U weet het niet en dat knaagt aan uw gemoedsrust. U staat op het punt om hem of haar te bellen met een onnodige vraag of toevallig even langs te rijden…Doe het niet. Zonder een gezonde dosis vertrouwen kunt u er beter niet aan beginnen.

Maar dat vertrouwen kan best gepaard gaan met goede afspraken. Op deze manier voorkomt u discussies over zaken als: wanneer werken de thuiswerkers? Tijdens de vaste kantooruren? Of wanneer het hen uitkomt? Wanneer moeten ze bereikbaar zijn? En hoe? Via telefoon, chat, e-mail…? Welke middelen krijgen ze? Laptop, telefoon, meubilair…? En krijgen ze daarvoor een vergoeding? Leg die afspraken vast op papier en evalueer ze regelmatig. Zo krijgt u een goede nachtrust.

2. Geef thuiswerkers het juiste materiaal
Het is een vaststaand feit dat thuiswerkers vaak extra productief zijn. Geen praatje bij de koffieautomaat/aan het bureau/in het archief etc. en geen telefoon, dus meer effectieve werktijd. Het grote nadeel van thuiswerken, zijn de werkinstrumenten. Want thuis heb je misschien geen supersnel internet, extra scherm of multifunctionele printer. Daar gaat die gewonnen efficiëntie…

Toch niet. Met een paar laagdrempelige en slimme investeringen komt u al een heel eind. Zoals een smartphone die ook zakelijke toepassingen aankan, een extra brede monitor _(zie hiervoor: link Aha Second Screen februari 2017)_ voor snel multitasken en een krachtige breedbandaansluiting.
Hebt u thuiswerkers die voortdurend onderweg zijn? Geef hen dan een high-end tablet, bijvoorbeeld met Windows 10 Pro. In combinatie met een keyboardcover is dat het perfecte instrument om overal productief te zijn.

3. Zorg voor een veilige digitale werkomgeving
Om thuiswerkers inderdaad zo productief en prettig mogelijk te laten werken, werken ze in het meest ideale geval op dezelfde manier als op kantoor. Ze gebruiken dezelfde programma’s, zien hetzelfde bureaublad en vinden alle data op precies dezelfde plek. Maar dat betekent dus ook dat u de poorten naar uw bedrijfsnetwerk wijd open moet zetten. Maar dan kunnen naast uw medewerkers ook mensen met slechte bedoelingen naar binnen wandelen. Geen fijn idee…

De populairste oplossing om veilig op afstand te kunnen werken, is een Virtual Private Network
-VPN-. Dat biedt u een persoonlijke, afgeschermde snelweg tussen thuiswerker en bedrijfsnetwerk. Maar opgelet: helemaal waterdicht is een VPN ook niet. Werkt uw collega niet thuis, maar in een koffiebar of bibliotheek? Dan is het voor hackers een koud kunstje om ‘over de schouder mee te lezen’. Versleutel daarom ook al het dataverkeer met encryptiesoftware.

4. Houd binding met de thuiswerker

U hebt stevige afspraken gemaakt, de thuiswerker voorzien van de juiste werkinstrumenten én u weet zeker dat hij of zij binnen een veilige digitale werkomgeving werkt. Dan bent u er bijna helemaal klaar voor…

Nog een laatste best practice: houd rekening met de mentale verandering bij zowel de thuiswerkers als de kantoorcollega’s. De thuiswerker kan vereenzamen en minder feeling krijgen met het team en de kantoorcollega’s kunnen op hun beurt denken dat de thuiswerker vast alleen maar series kijkt, traktaties maakt, de tuin opknapt…

Om deze onrust te voorkomen, kunt u beter direct open kaart spelen over de afspraken die u hebt gemaakt met uw thuiswerker over werkuren en beschikbaarheid. En vergeet de thuiswerker niet wanneer u een nieuwe opdracht viert, een nieuwe collega verwelkomt of een verjaardagstaart aansnijdt. Maar die taartpunt kunt u natuurlijk ook even langs brengen wanneer u toevallig toch in de buurt bent…

Wilt u meer informatie over de IT-inrichting van een thuiswerkplek? Neem dan contact op met ons. Wij vertellen u graag over de mogelijkheden.
Mail naar: sales@fiveup.nl of bel naar: 071 579 10 00.

Categorieën: Blog